Rechtliche Grundlage

Archivreglement vom 4. Juni 2002 (RB 10.6212)

Weisungen über die Anbietepflicht und die Ablieferung von Unterlagen an das Staatsarchiv Uri (Artikel 4)
vom 2. Juni 2003

Grundsatz (Artikel 2)

Die Archivierung dient der sicheren Aufbewahrung und dokumentarischen Überlieferung rechtlicher, politischer, wirtschaftlicher, historischer, sozialer oder kultureller Unterlagen für die Organe des Kantons und die Öffentlichkeit.

Unterlagen im Sinne dieses Reglements sind alle aufgezeichneten Informationen, unabhängig vom Informationsträger, sowie alle Hilfsmittel, die für deren Verständnis und Benützung notwendig sind.

Als Archivgut gelten Unterlagen, die vom Staatsarchiv als archivwürdig zur Aufbewahrung übernommen worden sind. Archivwürdig sind Daten, die voraussichtlich von dauerndem Wert sind, um:

a) die Tätigkeit der öffentlichen Verwaltung zu dokumentieren;

b) die Aufgaben der Gesetzgebung, der Verwaltung und der Rechtsprechung zu unterstützen;

c) die berechtigten Interessen betroffener Personen und Dritter zu sichern;

d) der Wissenschaft und Forschung zu dienen;

e) das Verständnis der Gegenwart und der Geschichte zu fördern.

Zuständigkeit (Artikel 3)

Staatsarchiv

Anbietepflicht (Artikel 4)

Anbietepflichtig sind die Organe und Verwaltungsstellen des Kantons ...

Wer anbietepflichtig ist, hat seine Unterlagen mit Registraturplänen zu erfassen und periodisch dem Staatsarchiv zur Übernahme anzubieten, sobald die Unterlagen zur Erfüllung der entsprechenden Aufgaben nicht mehr benötigt werden. Das Staatsarchiv legt zusammen mit den anbietepflichtigen Stellen fest, welche Unterlagen archivwürdig sind und ins Archiv übernommen werden.

Bis zu diesem Zeitpunkt haben die anbietepflichtigen Stellen die Unterlagen in geordneten Registraturen und Zwischenarchiven aufzubewahren.

Vernichtung von Unterlagen (Artikel 5)

Unterlagen, die unter die Anbietepflicht fallen, dürfen ohne Zustimmung des Staatsarchivs nicht vernichtet werden.
         

Registratur

Aufbewahrungspflicht
Anbietepflicht
Registraturplan
 

Zwischenarchiv

Ablieferungsverzeichnis
 

Endarchiv

Archivplan

Archivplan des Staatsarchivs

Archivplan

gilt für die gesamte Verwaltung des Kantons Uri, Gerichte, Landrat und für das Staatsarchiv

gilt von 1803 bis .... (H = Helvetik; A = Altes Archiv)

thematisch geordnet (Ober- und Unterbegriff)
       

Schlagwortliste der Standeskanzlei

Geschäftskontrolle
      

Registraturplan

Beispiel

gilt für die Registratur eines Amtes oder einer Abteilung; neu: für die gesamte Direktion 1 Registraturplan

thematische Aufbau ist dem Archivplan des Staatsarchivs untergeordnet

Feingliederung des Registraturplans: 3 zusätzliche (thematische) Ebenen

Klassierung betreffend Endarchivwürdigkeit (Verwaltung / Staatsarchiv zu Durchsicht / Staatsarchiv) / Sampling

digitale Datenbanken
           

Stand der Registraturpläne in der VD

Registraturplan des Sekretariates der Gewerbedirektion, Herbst 1977

Registraturplan Kantonale Planungsstelle, Mai 1977

Registraturplan für die Abteilung Heimarbeit und Mietrecht, Januar 1997 mit Nachträgen

Registraturplan für das Amt für Industrie, Gewerbe und Arbeit, Dezember 1999 mit Nachträgen

Registraturplan des Amtes für Meliorationen und Seilbahnkontrolle, Januar 1990

Registraturplan des Landwirtschaftlichen Beratungsdienstes / Kreditkasse 1992

Registraturplan des Amtes für Landwirtschaft, November 2002
      

    
Ablieferungsverzeichnis

Ablieferung von Unterlagen aus dem Zwischenarchiv ins Endarchiv

Registraturplan-Nummer

Inhaltsangabe

Extremdaten
           

Änderung infolge GeKo CMI Konsul

Direktion = ein Mandant  = einheitlicher Registraturplan

vermehrt digitale Daten
        

Problematik der Archivierung digitaler Daten

Papier / digitale Daten: Konzept

Das Staatsarchiv interessieren die folgenden Fragen:

-  Was für digitale Systeme existieren in der kantonalen Verwaltung, die Informationen enthalten, die nicht alle auf Papier ausgedruckt werden?

-  Auf welchen digitalen Systemen werden Alt-Daten überschrieben und damit unwiderruflich gelöscht?

-  Welche Systeme enthalten digitale Daten, die in ihrer Gesamtheit endarchiviert werden müssen (z.B. Handelsregister)?

-  Wo genügt ein Papierausdruck, um die wichtigsten Informationen von digitalen Alt-Daten zu erhalten?          

Interviews im Rahmen der Überarbeitung der Registraturpläne mit den Archivverantwortlichen / Festhalten der Entscheide in den Registraturplänen sowie in einer Datenbank Fragebogen    

Standards der KOST
     

Weiteres Vorgehen

Erstellen eines einheitlichen Registraturplans in Zusammenarbeit mit dem Staatsarchiv

Festlegen der Archivwürdigkeit der einzelnen Positionen

Aufnahme der digitalen Systeme

Festlegen der digitalen Formate